Що потрібно знати бізнесу



<div _ngcontent-c17 = "" innerhtml = "

Роботодавці по всій країні отримують (або вже отримали) "невідповідні" листи від управління соціального захисту населення (SSA). Як компанії повинні реагувати, коли надходить такий лист?

Щоб зрозуміти практичні та політичні наслідки невідповідних листів, я взяв інтерв'ю Майкл Нейфах, керуючий офісом штату Вашингтон, округ Колумбія, Джексон Льюїс П.С. З липня 2007 р. По січень 2009 р. Майкл працював генеральним радником з питань імміграції та митного забезпечення (ДВС). (Для подальшого ознайомлення Національний фонд американської політики підготував а звіт на невідповідні листи Емі М. Ніцца.)

Стюарт Андерсон: Що таке лист без збігу?

Майкл Нейфах: Листи, які не відповідають матчу, видаються Адміністрацією соціального страхування із зазначенням, що інформація про декларацію про заробітну плату та податок (форма W-2) не відповідає записам SSA. У березні 2019 року, через кілька років не надсилаючи невідповідних листів, SSA розпочала розсилку повідомлень роботодавцям, ідентифікованих як такі, що мають принаймні одне ім’я та номер соцзабезпечення (SSN) у формі W-2, які не відповідають записам SSA.

У листі радиться роботодавцям, що для SSA необхідні виправлення, щоб належним чином відображати доходи свого працівника до правильного запису. Майте на увазі, що існує декілька причин, через які може бути створено невідповідність, включаючи помилку в переписуванні імені або SSN, зміну імені службовця (наприклад, після одруження, наприклад), службову помилку, допущену на формі W-2 або формі W-4.

Андерсон: Як змінилася урядова політика щодо невідповідних листів протягом багатьох років у різних адміністраціях?

Нейфах: Існує довга історія невідповідних листів. SSA вперше видав невідповідні листи особам з невідповідною інформацією, починаючи з 1973 року. Вони називалися ДЕКОР або Децентралізовані листи для листування. З 1993 по 2005 рік SSA також надсилала невідповідні листи роботодавцям з 10 і більше працівниками, чиє ім’я та інформація про SSN, як повідомлялося про W-2, не відповідали записам SSA. Вони називались листами EDCOR або навчальними листуваннями. Обидва листи були суто інформативними. & nbsp;

Під управлінням Буша, імміграції та митних служб (ДВС) у 2006 році було випущено запропоновану норму, в якій визначено кроки, які слід вжити роботодавцю після отримання невідповідного листа. Положення передбачало, що невиконання невідповідних листів у встановлені строки може призвести до встановлення того, що роботодавець мав «конструктивні знання», коли працівник був несанкціонований на роботу. Однак, перш ніж правило стало остаточним, федеральний окружний суд виніс попереднє розпорядження, що перешкоджало уряду продовжувати виконувати остаточне правило про невідповідність матчу. за податковий 2006 рік.

У 2009 році адміністрація Обами скасував правило без збігу взагалі. У серпні 2012 року SSA припинила видачу невідповідних листів DECOR.

Андерсон: Що сталося під адміністрацією Трампа?

Нейфах: Влітку 2018 року управління соціального захисту населення оголосило, що вперше з 2007 року відновить видачу листів EDCOR або навчальної кореспонденції навесні 2019. У березні 2019 року SSA видала роботодавцям приблизно 570 000 листів без збігу. Ця перша група була видана роботодавцям, які подали 2018-й рік W-2 в електронному вигляді.

На відміну від попередніх невідповідних листів, націлених лише на роботодавців, що мають щонайменше 10 працівників, з невідповідною інформацією W-2, ці листи надходили до всіх роботодавців, які мали навіть один невідповідний облік працівників. Крім того, на відміну від попередніх років, нові листи перераховують лише загальну кількість постраждалих працівників, а не імена чи невідповідну інформацію. Роботодавців спрямовують на реєстрацію в Інтернет-базі даних SSA для отримання конкретної інформації.

У жовтні 2019 року SSA почало видавати невідповідні листи для роботодавців, які подали папір 2018 W-2.

Андерсон: Наскільки стурбовані повинні компанії, якщо вони отримують невідповідний лист?

Нейфах: З ряду причин роботодавці повинні сприймати отримання невідповідного листа серйозно. По-перше, якщо SSA не в змозі співставити ім'я та SSN, повідомлені роботодавцем у W-2, SSA не може належним чином нарахувати прибуток на облік працівника. Це може означати, що працівник не може отримати повну належну вигоду.

По-друге, роботодавці зобов'язані законодавством надавати точну інформацію про W-2. Роботодавці, які подають W-2 з невірною інформацією, а потім нехтують невідповідним листом, можуть бути оштрафовані IRS. З іншого боку, роботодавці, які слідкують за невідповідністю згідно інструкцій SSA, швидше за все, потраплять під виняток "розумної причини", і не підлягатимуть штрафу IRS.

Нарешті, хоча отримання невідповідного листа не означає, що працівник перебуває у США незаконно і не має дозволу на роботу, Імміграція та правоохоронна діяльність (ICE) регулярно запитують роботодавців у рамках аудиту I-9, чи не отримали вони -відповідні букви.

Андерсон: Якими можуть бути наслідки імміграції, коли компанія отримає невідповідний лист?

Нейфах: Як зрозуміло саме SSA, ім'я та невідповідність SSN не є ознакою дозволу працівника на роботу чи імміграційного статусу. Адміністрація Буша прагнула змінити це правилом без відповідності.

Згідно з правилом без збігу, роботодавець, який не дотримувався листа з відповідним листом, мав на увазі мати «конструктивні знання», якщо працівник виявився несанкціонованим на роботу в США. Однак це правило ніколи не було застосовано, а згодом воно не було застосовано. вилучено.

Тепер одержання листа без збігу даних не вказує на дозвіл працівника легально працювати в США і не підтримуватиме «конструктивне знання». & Nbsp; Однак, оскільки «конструктивні знання» щодо незаконної зайнятості потенційно тягнуть за собою Ряд чинників, а не лише отримання невідповідного листа, важливо, щоб роботодавці ретельно розглядали сукупність обставин, перш ніж вирішувати, які, якщо такі є, наслідки імміграції можуть бути отриманими з отриманням невідповідності.

Андерсон: Як компанії уникають вживати заходів, які можна вважати дискримінаційними щодо працівників?

Нейфах: Роботодавці повинні переконатися, що вони розуміють, що означає отримання невідповідності, і що це не означає. Це означає, що ім'я та / або SSN, включені до W-2, не відповідають записам SSA. Це воно. Це не означає, що працівник навмисно надав неправдиву інформацію, і це не означає, що працівник знаходиться в США незаконно і не має права працювати.

Роботодавці не повинні звільняти чи дисциплінувати працівника виключно через невідповідний лист. Це включає зміну робочого завдання або посаду працівника у неоплачуваному статусі відпустки до вирішення питання про невідповідність. Аналогічно, роботодавець не повинен вимагати від працівника, який підлягає невідповідному листі, щоб подати додаткові докази про імміграцію чи статус дозволу на роботу. Роботодавці повинні переконатися, що до всіх працівників ставляться однаково, незалежно від громадянства, імміграційного статусу чи національного походження.

Андерсон: Які практичні кроки ви рекомендуєте вжити компаніям, якщо вони отримують невідповідний лист?

Нейфах: По-перше, слідкуйте за тим, як ви отримали лист, і сам SSA радить. По-друге, порівняйте інформацію SSA з іншими записами працівників. Чи є друкарська помилка? Якщо це так, виправте це через Інтернет-портал бізнес-служб SSA (BSO).

По-третє, якщо записи роботодавця збігаються, повідомте працівника в письмовій формі та попросіть працівника перевірити ім’я та номер на його картці соціального страхування. Якщо ваші записи були невірними, відправте виправлення через Інтернет-портал Business Services Online. Якщо інформація на картці збігається з невідповідним листом, письмово повідомте працівника про рішення про невідповідність SSA.

По-четверте, важливо задокументувати всі кроки, зроблені для дотримання вимог невідповідності, включаючи бесіди із залученими працівниками. Якщо під час подальшого спостереження є ознаки шахрайства або з’являється працівник, який вказує на те, що він або вона не може бути дозволений працювати в США, роботодавці повинні звернутися до юрисконсульта для отримання додаткових вказівок.

Андерсон: Що ви бачите, що відбувається на горизонті у невідповідних листах та імміграційних служб?

Нейфах: На даний момент повноцінний уряд уряду щодо відновлення невідповідних листів не зовсім зрозумілий. У відповідь на запити в конгресі, SSA чітко вказала, що листи, які не відповідають матчу, є лише навчальними. Ці листи призначені для попередження роботодавців про невідповідність і надання інструкцій щодо підвищення точності звітування про заробітну плату.

Більше того, оскільки інформація, що міститься на W-2, включаючи дані про відповідні листи, вважається Федеральною податковою інформацією згідно з розділом 6103 Кодексу внутрішніх доходів, SSA забороняється обмінюватися цією інформацією з іншими відомствами, за винятком вузьких обставин. Такі обставини включають, коли правоохоронні органи вимагають отримання інформації про особу, яка вже була визначена для законних цілей правозастосування. Інформація про невідповідність не повинна широко розповсюджуватися для отримання потенційних клієнтів або розробки цілей аудиту I-9.

Імміграція та митне право продовжують захоплюватися інформацією про невідповідність. Ще до того, як SSA відновила видачу невідповідних листів на початку цього року, ДВС регулярно просив роботодавців про отримання будь-якої інформації, що не відповідає матчу. З поновленням листів очікуйте, що ДВС ще більше зацікавиться тим, як роботодавці реагують на відповідні листи та чи можуть бути інші показники порушень знань.

Якщо дивитися далі, навіть якщо ми не побачимо переоформлення регламенту НЕ відповідника ICE, я очікую, що з ДВС або Департаменту внутрішньої безпеки надійдуть деякі вказівки, що описують перетин невідповідних листів із дотриманням імміграції. На даний момент єдине впевнене – роботодавці мають бути готові знову отримати ці листи в 2020 році.

">

Роботодавці по всій країні отримують – або вже отримали – "невідповідні" листи від управління соціального захисту населення (SSA). Як компанії повинні реагувати, коли надходить такий лист?

Щоб зрозуміти практичні та політичні наслідки невідповідних листів, я взяв інтерв'ю у Майкла Нейфаха, керівника офісу штату Вашингтон, округ округу округу округу Джексон Льюїс П.К. З липня 2007 р. По січень 2009 р. Майкл працював генеральним радником з питань імміграції та митного забезпечення (ДВС). (Для подальшого ознайомлення Національний фонд американської політики підготував звіт про невідповідні листи Емі М. Ніцца.)

Стюарт Андерсон: Що таке лист без збігу?

Майкл Нейфах: Листи, які не відповідають матчу, видаються Адміністрацією соціального страхування із зазначенням, що інформація про декларацію про заробітну плату та податок (форма W-2) не відповідає записам SSA. У березні 2019 року, через кілька років не надсилаючи невідповідних листів, SSA розпочала розсилку повідомлень роботодавцям, ідентифікованих як такі, що мають принаймні одне ім’я та номер соцзабезпечення (SSN) у формі W-2, які не відповідають записам SSA.

У листі радиться роботодавцям, що для SSA необхідні виправлення, щоб належним чином відображати доходи свого працівника до правильного запису. Майте на увазі, що існує декілька причин, через які може бути створено невідповідність, включаючи помилку в переписуванні імені або SSN, зміну імені службовця (наприклад, після одруження, наприклад), службову помилку, допущену на формі W-2 або формі W-4.

Андерсон: Як змінилася урядова політика щодо невідповідних листів протягом багатьох років у різних адміністраціях?

Нейфах: Існує довга історія невідповідних листів. SSA вперше видав невідповідні листи особам з невідповідною інформацією, починаючи з 1973 року. Вони називалися ДЕКОР або Децентралізовані листи для листування. З 1993 по 2005 рік SSA також надсилала невідповідні листи роботодавцям з 10 і більше працівниками, чиє ім’я та інформація про SSN, як повідомлялося про W-2, не відповідали записам SSA. Вони називались листами EDCOR або навчальними листуваннями. Обидва листи були суто інформативними.

Під управлінням Буша, імміграції та митних служб (ДВС) у 2006 році було випущено запропоновану норму, в якій визначено кроки, які слід вжити роботодавцю після отримання невідповідного листа. Положення передбачало, що невиконання невідповідних листів у встановлені строки може призвести до встановлення того, що роботодавець мав «конструктивні знання», коли працівник був несанкціонований на роботу. Однак, перш ніж правило стало остаточним, федеральний окружний суд виніс попереднє розпорядження, що перешкоджало уряду приступати до імплементації остаточного правила про невідповідність. Протягом судових судових процесів у 2007 році за податковий рік 2006 року SSA припинила видавати роботодавцям відповідні листи EDCOR.

У 2009 році адміністрація Обами взагалі скасувала правило "Без відповідності". У серпні 2012 року SSA припинила видачу невідповідних листів DECOR.

Андерсон: Що сталося під адміністрацією Трампа?

Нейфах: Влітку 2018 року управління соціального захисту населення оголосило, що вперше з 2007 року відновить видачу листів EDCOR або навчальної кореспонденції навесні 2019. У березні 2019 року SSA видала роботодавцям приблизно 570 000 листів без збігу. Ця перша група була видана роботодавцям, які подали 2018-й рік W-2 в електронному вигляді.

На відміну від попередніх невідповідних листів, націлених лише на роботодавців, що мають щонайменше 10 працівників, з невідповідною інформацією W-2, ці листи надходили до всіх роботодавців, які мали навіть один невідповідний облік працівників. Крім того, на відміну від попередніх років, нові листи перераховують лише загальну кількість постраждалих працівників, а не імена чи невідповідну інформацію. Роботодавців спрямовують на реєстрацію в Інтернет-базі даних SSA для отримання конкретної інформації.

У жовтні 2019 року SSA почало видавати невідповідні листи для роботодавців, які подали папір 2018 W-2.

Андерсон: Наскільки стурбовані повинні компанії, якщо вони отримують невідповідний лист?

Нейфах: З ряду причин роботодавці повинні сприймати отримання невідповідного листа серйозно. По-перше, якщо SSA не в змозі співставити ім'я та SSN, повідомлені роботодавцем у W-2, SSA не може належним чином нарахувати прибуток на облік працівника. Це може означати, що працівник не може отримати повну належну вигоду.

По-друге, роботодавці зобов'язані законодавством надавати точну інформацію про W-2. Роботодавці, які подають W-2 з невірною інформацією, а потім нехтують невідповідним листом, можуть бути оштрафовані IRS. З іншого боку, роботодавці, які слідкують за невідповідністю згідно інструкцій SSA, швидше за все, потраплять під виняток "розумної причини", і не підлягатимуть штрафу IRS.

Нарешті, хоча отримання невідповідного листа не означає, що працівник перебуває у США незаконно і не має дозволу на роботу, Імміграція та правоохоронна діяльність (ICE) регулярно запитують роботодавців у рамках аудиту I-9, чи не отримали вони -відповідні букви.

Андерсон: Якими можуть бути наслідки імміграції, коли компанія отримає невідповідний лист?

Нейфах: Як зрозуміло саме SSA, ім'я та невідповідність SSN не є ознакою дозволу працівника на роботу чи імміграційного статусу. Адміністрація Буша прагнула змінити це правилом без відповідності.

Згідно з правилом без збігу, роботодавець, який не дотримувався листа з відповідним листом, мав на увазі мати «конструктивні знання», якщо працівник виявився несанкціонованим на роботу в США. Однак це правило ніколи не було застосовано, а згодом воно не було застосовано. вилучено.

Тепер отримання листа без збігу даних не вказує на дозвіл працівника легально працювати в США і не підтримує «конструктивне знання». Однак, оскільки «конструктивні знання» щодо незаконної зайнятості потенційно включають низку факторів, а не просто отримання невідповідного листа, для роботодавців важливо ретельно розглянути сукупність обставин, перш ніж вирішити, які, якщо такі є, наслідки імміграції там може бути з отриманням невідповідності.

Андерсон: Як компанії уникають вживати заходів, які можна вважати дискримінаційними щодо працівників?

Нейфах: Роботодавці повинні переконатися, що вони розуміють, що означає отримання невідповідності, і що це не означає. Це означає, що ім'я та / або SSN, включені до W-2, не відповідають записам SSA. Це воно. Це не означає, що працівник навмисно надав неправдиву інформацію, і це не означає, що працівник знаходиться в США незаконно і не має права працювати.

Роботодавці не повинні звільняти чи дисциплінувати працівника виключно через невідповідний лист. Це включає зміну робочого завдання або посаду працівника у неоплачуваному статусі відпустки до вирішення питання про невідповідність. Аналогічно, роботодавець не повинен вимагати від працівника, який підлягає невідповідному листі, щоб подати додаткові докази про імміграцію чи статус дозволу на роботу. Роботодавці повинні переконатися, що до всіх працівників ставляться однаково, незалежно від громадянства, імміграційного статусу чи національного походження.

Андерсон: Які практичні кроки ви рекомендуєте вжити компаніям, якщо вони отримують невідповідний лист?

Нейфах: По-перше, слідкуйте за тим, як ви отримали лист, і сам SSA радить. По-друге, порівняйте інформацію SSA з іншими записами працівників. Чи є друкарська помилка? Якщо це так, виправте це через Інтернет-портал бізнес-служб SSA (BSO).

По-третє, якщо записи роботодавця збігаються, повідомте працівника в письмовій формі та попросіть працівника перевірити ім’я та номер на його картці соціального страхування. Якщо ваші записи були невірними, відправте виправлення через Інтернет-портал Business Services Online. Якщо інформація на картці збігається з невідповідним листом, письмово повідомте працівника про рішення про невідповідність SSA.

По-четверте, важливо задокументувати всі кроки, зроблені для дотримання вимог невідповідності, включаючи бесіди із залученими працівниками. Якщо під час подальшого спостереження є ознаки шахрайства або з’являється працівник, який вказує на те, що він або вона не може бути дозволений працювати в США, роботодавці повинні звернутися до юрисконсульта для отримання додаткових вказівок.

Андерсон: Що ви бачите, що відбувається на горизонті у невідповідних листах та імміграційних служб?

Нейфах: На даний момент повноцінний уряд уряду щодо відновлення невідповідних листів не зовсім зрозумілий. У відповідь на запити в конгресі, SSA чітко вказала, що листи, які не відповідають матчу, є лише навчальними. Ці листи призначені для попередження роботодавців про невідповідність і надання інструкцій щодо підвищення точності звітування про заробітну плату.

Більше того, оскільки інформація, що міститься на W-2, включаючи дані про відповідні листи, вважається Федеральною податковою інформацією відповідно до розділу 6103 Кодексу внутрішніх доходів, ДСА забороняється ділитися цією інформацією з іншими відомствами, за винятком вузьких обставин. Такі обставини включають, коли правоохоронні органи вимагають отримання інформації про особу, яка вже була визначена для законних цілей правозастосування. Інформація про невідповідність не повинна широко розповсюджуватися для отримання потенційних клієнтів або розробки цілей аудиту I-9.

Імміграція та митне право продовжують захоплюватися інформацією про невідповідність. Ще до того, як SSA відновила видачу невідповідних листів на початку цього року, ДВС регулярно просив роботодавців про отримання будь-якої інформації, що не відповідає матчу. З поновленням листів очікуйте, що ДВС ще більше зацікавиться тим, як роботодавці реагують на невідповідні листи та чи можуть бути інші показники порушень знань та найму.

Якщо дивитись далі, навіть якщо ми не побачимо переоформлення регламенту НЕ відповідника ICE, я очікую, що з ДВС або Департаменту внутрішньої безпеки надійдуть деякі вказівки, що описують перетин невідповідних листів із дотриманням імміграції. На даний момент єдине впевнене – роботодавці мають бути готові знову отримати ці листи в 2020 році.